מערכת היחסים בין עובד למעסיק מתאפיינת לרוב במסגרת של שכר, תנאים סוציאליים והטבות אחרות. אך לעיתים, כחלק ממדיניות הרווחה או כתוצאה מצרכים אישיים של העובד, עשוי המעסיק להציע או לאשר הלוואה לעובד. מדובר בפרקטיקה לגיטימית ונפוצה במגזרים מסוימים – אך כזו שדורשת התנהלות מדויקת, שקולה ובעיקר מתועדת. הסכם הלוואה לעובד, גם אם הצדדים פועלים מתוך כוונה טובה, חייב להיות ברור, מקצועי ומגובה משפטית וחשבונאית על ידי משרד רואי חשבון דוגמת יהודה ארליך ושות’ כדי למנוע אי-הבנות, מחלוקות או חשיפות מס לא צפויות.
מדוע להסדיר את ההלוואה בהסכם רשמי?
כאשר מעסיק מעניק הלוואה לעובד, נוצרת מערכת יחסים פיננסית נוספת בין הצדדים, שמעבר להיותה בלתי נפרדת ממערכת העבודה, היא בעלת משמעות משפטית ומסחרית. ללא הסכם הלוואה ברור ומסודר, קשה יהיה להוכיח את תנאי ההחזר, את קיומה של ריבית (או היעדרה), את מועד הפירעון ואת אופן קיזוז התשלומים. גם אם היחסים טובים וכנים, הרי שבפועל – הלוואה היא עסקה לכל דבר, והסכם כתוב הוא המנגנון המגן על שני הצדדים. עבור המעסיק, מדובר באמצעי לביטחון משפטי וחשבונאי – הן מבחינת עמידה בדרישות החוק, והן לצורך בקרה כלכלית פנימית. מבחינת העובד, ההסכם מבטיח שאין הפתעות – לא בגובה הריבית, לא בקיזוזי השכר ולא בתנאים להחזר במקרה של סיום ההעסקה.
פרטי ההלוואה: סכום, מועד, ריבית ותנאים
אחד המרכיבים המרכזיים שצריך להופיע בהסכם הלוואה לעובד הוא סכום ההלוואה המדויק – כלומר, הסכום שהועמד בפועל לרשות העובד, מועד העמדתו, והאם מדובר בסכום חד-פעמי או בפריסה לתשלומים. לצד זאת יש לפרט את מועדי ההחזר – האם ההחזר יתבצע מדי חודש דרך תלוש השכר, האם תינתן תקופת גרייס (דחייה) ומה יקרה במקרה של איחור בתשלומים. יש לציין במפורש האם ההלוואה ניתנת בריבית או ללא ריבית, ומה שיעור הריבית אם כן. חשוב להבין כי הלוואה ללא ריבית או בריבית נמוכה מהמקובל עלולה להיחשב כהטבה לעובד ולהיות חייבת במס שווי. לכן, יש לוודא התאמה להנחיות רשות המיסים, ולעיתים אף נדרש לדווח על שווי ההטבה בתלוש השכר.
מה קורה כשיחסי העבודה מסתיימים?
סוגיה חשובה במיוחד שראוי להסדיר בהסכם ההלוואה היא מה קורה כאשר יחסי העבודה מסתיימים – בין אם ביוזמת העובד, ביוזמת המעסיק או בהסכמה הדדית. על ההסכם לכלול סעיף מפורש המתאר את מנגנון פירעון ההלוואה במקרה של סיום עבודה: האם נדרש פירעון מיידי, האם ניתן לפרוס את היתרה, האם ההחזר יקוזז מהפיצויים או מהתשלומים האחרים שמגיעים לעובד עם סיום עבודתו. אי-הסדרה של נקודה זו עלולה להביא לכך שהמעסיק יוותר על כספים לא מבוטלים, או לחלופין שהעובד ימצא עצמו מופתע מקיזוזים שלא צפה. סעיף זה חשוב גם מהבחינה החשבונאית – הן לצורך דיווח נכון, והן לצורך שמירה על התנהלות תקינה מול רשויות המס וביקורת פנים ארגונית.
בטחונות, ערבויות ויחסי אמון
בהתאם לגובה ההלוואה ומשך ההחזר, רשאי המעסיק לקבוע מנגנוני ביטחון – בין אם בצורה של ערבות צד ג’, שטר חוב או התחייבות לקיזוז מסכומים עתידיים. עם זאת, יש להקפיד שהדרישות יהיו סבירות ולא חורגות מהאיזון הראוי בין הצדדים. הדרישה לערבויות מחמירות מדי כלפי עובד עלולה להתפרש כהתניה לא מידתית במסגרת יחסי עבודה. ראוי לציין כי עצם מתן הלוואה לעובד משקפת רמה גבוהה של אמון, ולעיתים אף חלק ממדיניות רווחה או תמריץ עובדים. עם זאת, יחסי אמון טובים אינם תחליף לתיעוד משפטי נכון. להיפך – דווקא כאשר יש אמון, הסכם כתוב מבטיח שההבנות ההדדיות יישמרו גם אם הנסיבות ישתנו בעתיד.
התנהלות שקופה, מקצועית ומבוססת חוזים לא רק שומרת על זכויות הצדדים – אלא גם מהווה בסיס לניהול ארגוני בריא ונכון לאורך זמן. לניהול הסכם הלוואה לעובד בצורה מקצועית ובטוחה פנו עוד היום ליהודה ארליך ושות’.